عوامل کلیدی موفقیت سازمان‌ها

تحقیقات و مطالعات انجام‌شده روی شرکت‌های موفق طی سالیان متمادی نشان می‌دهد که عوامل کلیدی موفقیت سازمان‌ها تقریباً یکسان هستند. همان‌طور که انسان برای زنده ماندن و بقا به چیزهایی مانند غذا، آب‌وهوای مناسب و دوری از خطر نیازمند است، شرکت‌های تجاری هم برای زنده ماندن و موفقیت، به مجموعه‌ای از فاکتورهای اساسی نیازمندند.
هر سازمان برای بقا و موفقیت به چه عواملی نیاز دارد؟
1. مدیریت و توسعه کارکنان
یکی از عوامل کلیدی موفقیت سازمان‌ها، کارکنان آن سازمان هستند. کارمندان و اعضای یک سازمان و شرکت، امروزه تمایل دارند که طبق ساختار و هدایت مدیر مربوطه فعالیت کنند و در عین حال دوست دارند برای گسترش مهارت‌ها و دانش خود، آزادی عمل داشته باشند و از طرف مدیران تشویق شوند. مدیریت صحیح و تأثیرگذار نیروی انسانی، به این معناست که مدیر باید بین قوانین محدودکننده و آزادی عمل، تعادل ایجاد کند. قوانین محدودکننده عبارت‌اند از: ساختار سازمانی، قوانین سازمان و جهت‌گیری‌هایی که از طرف مدیران مطرح می‌شود و آزادی عمل عبارت است از: ایجاد فرصت و تشویق کارمندان به رشد فردی، بهبود مهارت‌ها و افزایش خلاقیت.
به‌عنوان یک مدیر، اگر فقط در یک جهت تلاش کنید و بین این دو مفهوم تعادل ایجاد نکنید، اشتباه جبران‌ناپذیری در مدیریت خود مرتکب می‌شوید، چرا که در چنین شرایطی، سازمان شما ممکن است ساختار خشک و سختی داشته باشد یا برعکس، دچار هرج‌ومرج شود. هر فردی در سازمان دارای مجموعه‌ای از نیازهاست که در قالب‌های زیر قرار می‌گیرند: آزادی عمل در برابر ساختار، دستور در برابر فرصت، منطق در برابر ارزش‌های شخصی و مواردی از این دست.
مدیران موفق، همه افراد را با یک شیوه یکسان، مدیریت و رهبری نمی‌کنند مگر در برخی موارد و قوانین پایه‌ای شرکت. این مدیران هر فرد را با توجه به نیازهایش و با توجه به آنچه که به او انگیزه می‌دهد، مدیریت می‌کنند. این شیوه البته کار بسیار سخت و پیچیده‌ای است اما برای رسیدن به موفقیت ضروری است.
2. تمرکز استراتژیک
در دنیای امروز که به‌سرعت در حال تغییر است، برای باقی ماندن در عرصه رقابت، داشتن هدف به‌تنهایی کافی نیست. مدیران برای موفقیت یک سازمان، باید منابع‌شان را بر بزرگ‌ترین فرصت‌های ممکن که روزبه‌روز در حال تغییر هستند، متمرکز کنند. برای اینکه این تغییراتِ لحظه‌ای را به‌وضوح درک کنید، کافی است اتفاقات چند سال اخیر دنیا و تحولات شرکت خود را بررسی کنید.
مشتریان عمده و منابع درآمد، در هر زمان ممکن است تغییر کنند یا به‌طورکلی از بین بروند؛ بنابراین بسیار ضرورت دارد که یک مدیر بر نتایج دلخواه پایانی مثل افزایش فروش، سود و رضایت مشتری تمرکز کند. در عین حال باید بتواند کشتیِ کسب‌وکار را در دریای پرتلاطم رقابت، هدایت کند. وظیفه اصلی مدیران موفق و متمرکز، این است که عوامل موفقیت را برای عملکرد بهتر شرکت، هم‌راستا کنند و به هم پیوند بدهند.
3. عملیات یا فعالیت‌های روزانه کارمندان
عملیات یا آنچه که کارمندان یک سازمان در راستای ایجاد ارزش برای مشتری و به دست آوردن درآمد انجام می‌دهند، مشخص می‌کند که آن سازمان در مسیر پیشرفت قرار دارد یا محکوم به شکست است. مثل سایر عوامل کلیدی موفقیت این مورد هم قابل جدا شدن از سایر موارد نیست و با آن‌ها ارتباط و پیوستگی دارد. اقدامات کارمندان در جهت تمرکز استراتژیک سازمان است و با منابع مادی و مشتریانی که برای دریافت خدمات و محصولات سازمان، هزینه می‌پردازند، ارتباط تنگاتنگی دارد.
عملکرد مؤثر و صحیح کارمندان باعث می‌شود که مشتریان همان خدمات و محصولی را که انتظار دارند، از سازمان دریافت کنند، در واقع محصولات و خدمات موردنظر خود را با قیمت درست و کیفیت مطلوب دریافت می‌کنند. مدیریت عملیات مطلوب و مؤثر، بر مدت چرخه (از زمان شروع تولید یک محصول یا سرویس تا پایان آن)، کنترل قیمت و کنترل کیفیت (که نیازمند انواع تحلیل‌ها و سنجش‌هاست) تمرکز دارد. در واقع، تمرکز استراتژیک بیشتر بر مسائل خارجی سازمان تمرکز دارد و مدیریت عملیات بیشتر متوجه مسائل داخلی سازمان است. هر دوی این عوامل باید در هماهنگی کامل باشند که این هماهنگی باید با برنامه‌ریزی و تلاش همه‌جانبه صورت بگیرد نه به طور اتوماتیک. به همین دلیل است که برقراری ارتباط مؤثر، شریان حیاتی یک سازمان موفق است.
4. منابع مادی
امور مالی، امکانات و تجهیزات از مهم‌ترین منابع مادی و از عوامل کلیدی موفقیت سازمان هستند. اگر پول کافی در اختیار نداشته باشید، نمی‌توانید سازمانی را راه‌اندازی و حفظ کنید. یکی از بزرگ‌ترین مخارج سازمان‌ها، تأمین کردن امکانات و تجهیزات مناسب برای کسانی است که در سازمان کار می‌کنند یا به هر نحو با سازمان همکاری دارند.
مدیران با تجربه اهمیت جریان نقدی (cash flow) را به‌خوبی درک می‌کنند. مهم نیست که مشتریان چقدر به شما بدهکار هستند تا زمانی که این پول در حساب بانکی شما نباشد، نمی‌توانید از آن برای حفظ سازمان استفاده کنید. عدم موفقیت در مدیریت جریان نقدی، مهم‌ترین دلیل شکست کسب‌وکارهاست. بسیاری از صاحبان کسب‌وکارها، موجودی سازمان را به فردی دیگر واگذار می‌کنند و در زمان نیاز به آن دسترسی ندارند. در بدترین شرایط، حتی ممکن است این فرد با اختلاس و دزدی، به منابع مالی سازمان دستبرد بزند و سازمان را با مشکلات فراوانی مواجه کند.
به همین ترتیب، امکانات و تجهیزات مناسب و قابل توجه، باعث می‌شود که کارمندان سازمان احساس غرور کنند و انرژی و اشتیاق فراوانی برای ادامهٔ فعالیت در سازمان داشته باشند. البته فراهم کردن این امکانات، هزینه‌های زیادی برای سازمان‌ها دارد. اقتصاد، یک مفهوم دوره‌ای است، به این معنا که ممکن است شما در بهترین شرایط اقتصادی و در بهترین اوضاع مالی شرکت، امکاناتی را برای کارمندان در نظر بگیرید اما در دوران رکود اقتصادی نتوانید همان امکانات را به کارمندان ارائه کنید.
5. برقراری ارتباط با مشتریان
مشتریان، منابع تزریق درآمد به سازمان هستند، بنابراین می‌توان آن‌ها را مهم‌ترین عامل موفقیت یک سازمان در نظر گرفت. پیتر دراکر (Peter Drucker) یکی از برجسته‌ترین نظریه‌پردازان مدیریت، سال‌ها قبل بیان کرده بود که هدف اصلی کسب‌وکار، به دست آوردن و نگه داشتن مشتری است.
به دست آوردن مشتریان، در قالب بازاریابی، امکان‌پذیر است. در واقع این عامل موفقیت دربردارنده انواع روش‌های بازاریابی و فروش است. مهم‌ترین عامل برای موفقیت در ارتباط با مشتریان، این است که به آن‌ها همان چیزی را بدهیم که نیاز دارند، نه آن چیزی که خودمان می‌خواهیم به فروش برسانیم.
فروش و بازاریابی مؤثر با پرسش از مشتریان در مورد نیازهایشان آغاز می‌شود، اینکه محصول یا خدمت ارائه‌شده توسط سازمان، باید کدام مشکل مشتری را حل کند یا کدام کمبودشان را جبران کند. با برقراری ارتباط با مشتریان و پرسیدن سؤال از آن‌ها، یک سازمان بهتر می‌تواند وفاداری مشتری را توسعه بدهد و رقیبان خود را از صحنه دور نگه دارد. در معنای وسیع‌تر، برقراری ارتباط با مشتری به منزله ارتباط با دنیای خارج است؛ بنابراین با کمک این ارتباط می‌توانید عملکرد رقیبان را بسنجید، تغییرات بازار را تحلیل کنید و سازمان را با تغییرات و نیاز بازار تطبیق بدهید. این مورد در رابطه تنگاتنگی با تمرکز استراتژیک قرار دارد.
برگرفته از: total success center